Hari DL telah tiba.. Hahaha..
Kawan, inilah modal2 kita:
1. Pertanyaan Standar
2. Contoh Laporan yg uda dibuat oleh Mas Amri
Pertanyaan Standar
Tujuan kegiatan adalah (sesuai TOR) :
-
Mengetahui hibah-hibah yang diterima oleh daerah secara langsung dari donor luar negeri
-
Mengetahui pengelolaan hibah yang dilakukan oleh daerah
-
Mengetahui kegiatan-kegiatan yang dibiayai dari hibah
-
Memperbaharui profil hibah daerah berdasarkan data yang diperoleh dari kegiatan pemetaan lanjutan di daerah
-
Membuat rekomendasi terhadap temuan di lapangan
-
Penyusunan dan pemutakhiran data hibah daerah.
|
No. |
Uraian |
Informasi yang Diperlukan |
Pertanyaan |
Dokumen |
|
1 |
Dasar hibah |
Informasi umum hibah |
Nama program (misalnya: KHPPIA, Local Government Reform, dsb) |
|
|
|
|
|
Kegiatan yang dilakukan (misalnya: pengadaan alat kesehatan, training, penyuluhan ke masyarakat, pembangunan gedung sekolah dsb) |
|
|
|
|
|
Plafond/Nilai total hibah selama pelaksanaan kegiatan (jika tersedia) |
|
|
|
|
|
Bentuk hibah (uang/barang/jasa; jika dalam bentuk barang/jasa, cek berupa apa, misalnya: kendaraan, bangunan, pelatihan, workshop, konsultan, dsb). Tidak perlu melakukan pemeriksaan fisik barang. |
|
|
|
|
|
Waktu pelaksanaan kegiatan |
|
|
|
|
|
Penjelasan umum kegiatan hibah |
|
|
|
|
Perikatan hibah |
Nama dokumen hibah |
Contoh : CPAP, MOU, ROD dsb |
|
|
|
|
Yang menandatangani dokumen hibah |
|
|
|
|
|
Instansi terkait di Pusat (K/L) |
|
|
|
|
|
Instansi terkait di Daerah (misalnya: Bappeda, Dinas Pendidikan, dsb) |
|
|
2 |
Rincian kegiatan |
Perencanaan kegiatan |
Proses pengusulan (siapa yang mengusulkan dan kepada siapa, ada/tidak keterlibatan K/L )/inisiasi kegiatan dari donor?daerah?K/L |
Dokumen perencanaan kegiatan hibah e.g. CPAP dan Pedoman Umum |
|
|
|
|
Bentuk persetujuan donor atas pengusulan kegiatan berupa apa? |
Dokumen yang memuat adanya persetujuan donor (Surat, RKT, dsb) |
|
|
|
Pelaksanaan kegiatan |
Yang melaksanakan kegiatan (dilaksanakan sendiri oleh donor atau instansi Pemda) |
|
|
|
|
|
Instansi penerima manfaat kegiatan |
|
|
|
|
|
Peranan pihak selain Pemda dan donor (instansi Pusat/masyarakat/LSM, jika ada) |
|
|
|
|
|
Kegiatan yang dibiayai dari bantuan/hibah berupa apa saja? |
|
|
|
|
|
Kegiatan yang dibiayai sesuai dengan kebutuhan daerah tersebut? |
|
|
|
|
|
Jumlah dana pendamping yang disediakan oleh daerah? |
|
|
|
|
Pelaporan/pertanggungjawaban |
Periode pelaporan (misalnya: per kegiatan, bulanan, kuartalan, semesteran, dan/atau tahunan) |
Dokumen laporan kegiatan
|
|
|
|
|
Plafond/anggaran dan realisasi penarikan hibah (jika berupa uang) per tahun, tahun 2006 dan 2007. Untuk pengisian profil hibah |
RKT/AWP dan laporan realisasi kegiatan |
|
|
|
|
Siapa yang menyusun laporan kegiatan (termasuk didalamnya jumlah dana yang dianggarkan dan digunakan) dan disampaikan kepada siapa (misalnya: Pemda kepada donor, Pemda kepada donor dan K/L, donor kepada K/L, donor untuk keperluan intern sendiri, dsb) |
|
|
3 |
Penyaluran dana (untuk hibah uang) |
Prosedur penyaluran |
Bagaimana dana dari (rekening) donor sampai ke (rekening) Pemda ( jelaskan proses perencanaan pengajuan dana oleh pemda, verifikasi oleh donor, otorisasi transfer dana, aplikasi penarikan dana, sampai dengan dana tersebut dikeluarkan oleh pemda) |
|
|
|
|
|
Rekening Pemda dibuka atas nama siapa? dan Instansi mana saja yang mengelola? |
|
|
|
|
Monitoring dan Evaluasi |
Bagaimana pengawasan penggunaan dana oleh donor (misalnya: monev lapangan oleh donor, penugasan auditor eksternal/internal donor, dsb) |
|
|
|
|
|
Apakah ada pihak lain selain donor yang melakukan pengawasan (K/L, Bawasda, dsb) |
|
|
4 |
Penyerahan barang (untuk hibah barang) |
Prosedur penyerahan |
Bagaimana barang dari donor diterima oleh Pemda (cek alur proses: otorisasi penyerahan barang oleh donor, otorisasi penerimaan barang oleh Pemda) |
Berita Acara serah terima |
|
|
|
|
Siapa yang secara resmi menerima barang di Pemda (nama jabatan dan instansi, dalam kapasitas apa sehingga dapat menerima hibah barang, dsb) |
|
|
|
|
|
Apakah ada pihak selain Pemda yang menggunakan/menerima manfaat langsung dari hibah barang (misalnya: pembangunan jaringan irigasi untuk petani, pembangunan pipa air, dsb) |
|
|
|
|
|
Akuisisi oleh Pemda, apakah dicatat sebagai asset pemda? |
|
|
5. |
Hibah Jasa |
Prosedur bantuan |
Bagaimana jasa dari donor diterima oleh Pemda (cek alur proses pengajuan rencana kegiatan sampai dengan pelaksanaan kegiatan) |
|
|
|
|
|
Kegiatan dilaksanakan oleh donornya sendiri atau oleh kontraktor yang disewa oleh donor |
|
|
|
|
|
Siapa dan dari instansi mana yang secara resmi manfaat kegiatan dari jasa yang diberikan oleh donor |
|
|
|
|
|
Apakah ada pihak selain Pemda yang menggunakan/menerima manfaat langsung dari hibah jasa (misalnya: capacity building untuk peningkatan kemampuan manajerial instansi pemda, dsb) |
|
|
6. |
Kesimpulan |
|
|
|
|
7. |
Informasi tambahan |
|
Hibah-hibah lain yang ditemui selama pelaksanaan kegiatan |
|
|
|
|
|
|
|
Contoh Laporan
Yang Harus Dilaporkan:
1. Dasar Hibah, meliputi: Rincian Umum dan Perikatan.
- Rincian Umum
-
Nama Program Pembangunan Sumber Daya Manusia Dini untuk Kelangsungan Hidup, Perkembangan, Perlindunan Ibu dan Anak (KHPPIA) Kegiatan pertemuan, sosialisasi, workshop, pelatihan, monitoring Plafond hibah (2006-2010)
Tidak tersedia Realisasi hibah (1 Januari 2006 s.d. 31 Desember 2007)
Rp 6.470.532.100 Bentuk hibah Uang Waktu pelaksanaan 1 Januari 2006 s.d. 31 Desember 2010
- Perikatan
-
Dokumen Hibah Country Program Action Plan (CPAP) Annual Work Plan (AWP)/Rencana Kegiatan Tahunan (RKT)
Penandatangan dokumen hibah UNICEF, Bappenas, 14 Gubernur, 14 Ketua DPRD (CPAP) UNICEF, Kepala Bappeda Provinsi/Kepala Dinas Provinsi terkait (AWP/RKT)
Instansi terkait di daerah Bappeda Prov. Sulsel Dinas Pendidikan Prov. Sulsel
Dinas Kesehatan Prov. Sulsel
Instansi terkait di pusat Bappenas dan Depdagri
- Apa
2. Rincian Kegiatan
- Perencanaan Kegiatan
Setiap akhir tahun sebelum tahun anggaran dimulai, Bappeda Propinsi Sulawesi Selatan mengkoordinasi seluruh rencana kegiatan yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Tk. I, Dinas Kesehatan Tk. I dan Bappeda Tk. II di wilayah Propinsi Sulawesi Selatan yang dituangkan di dalam Rencana Kerja Tahunan (RKT)/Annual Work Plan (AWP).
RKT/AWP dikonsultasikan kepada Ditjen Bangda, Departemen Dalam Negeri. RKT berupa rincian rencana kegiatan yang akan dilaksanakan selama 1 tahun, instansi penanggung jawabnya, kerangka waktu dan input dari pemerintah daerah dan UNICEF.
Hasil dari Rencana Kerja Tahunan diajukan kepada UNICEF Perwakilan Makassar untuk diverifikasi dan disetujui.
- Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan dilaksanakan oleh instansi terkait di Pemprov. Sulsel, yaitu Bappeda, Dinas Pendidikan, dan Dinas Kesehatan.
Proposal pendanaan diajukan kepada UNICEF Makassar Office oleh Bappeda, dan kegiatan dilaksanakan setelah dana diterima di rekening KHPPIA yang dikelola masing-masing instansi terkait.
- Pelaporan/Pertanggungjawaban
Laporan pelaksanaan kegiatan dan pertanggungjawaban penggunaan dana disampaikan kepada UNICEF setiap 3 bulan. Kelalaian menyampaikan laporan tersebut dapat mengakibatkan tertundanya penyaluran dana untuk proposal berikutnya.
Apabila ada sisa dana di rekening untuk kegiatan yang diajukan selama periode 3 bulan tersebut, maka wajib dikembalikan kepada UNICEF Jakarta.
3. Penyaluran Dana
- Prosedur Penyaluran Dana
Untuk jumlah hibah yang diberikan, UNICEF tidak pernah memberikan plafond hibahnya secara keseluruhan.
Dari hasil RKT yang telah disetujui, setiap 3 bulan Bappeda mengajukan proposal kegiatan dan kebutuhan pencairan dana kepada UNICEF perwakilan Makassar.
UNICEF perwakilan Makassar memverifikasi kegiatan dan dana yang diajukan oleh Bappeda Propinsi Sulsel. Apabila kegiatan dinilai layak untuk didanai, UNICEF Jakarta mentransfer sejumlah dana berdasarkan hasil verifikasi kepada Rekening KHPPIA yang dikelola oleh Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan.
Kegiatan dilaksanakan setelah dana diterima, dan selanjutnya Bappeda, Dinas Pendidikan, dan Dinas Kesehatan menyusun laporan kegiatan dan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana kepada UNICEF Makassar.
Pengajuan proposal dan kebutuhan dana untuk periode berikutnya harus dilampiri dengan laporan periode sebelumnya.
- Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh UNICEF Jakarta. Selain UNICEF, tidak ada pihak lain yang melakukan monev.
4. Administrasi di Daerah
Rekening KHPPIA dikelola oleh instansi terkait (Bappeda, Dinas Pendidikan, dan Dinas Kesehatan). Rekening tersebut bukan merupakan bagian dari RKUD. Dalam rangka pengelolaan rekening KHPPIA, Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) dan Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK) ditunjuk oleh masing-masing pimpinan instansi. PUMK mengeluarkan dana hibah dari rekening KHPPIA berdasarkan permintaan dari PJOK. PJOK menyampaikan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban penggunaan dana kepada PUMK. Laporan tersebut ditandatangani oleh PUMK dan PJOK, disahkan oleh masing-masing pimpinan instansi, dan disampaikan kepada UNICEF Makassar. Penerimaan dana hibah tidak dilaporkan kepada Bagian Keuangan sehingga tidak dicatat dalam APBD.


